קליטת עובדים כחוויית שייכות: 90 הימים הראשונים
קליטת עובדים היא יותר מטפסים והדרכות. איך הופכים את 90 הימים הראשונים לחוויית שייכות: בסיס בטוח, בהירות תפקיד, באדי והשפעה מוקדמת.
היום הראשון בעבודה חדשה נראה בדרך כלל דומה בכל מקום: מחשב, טפסים, סיור במשרד, מצגת על הארגון ורשימה ארוכה של אנשים שצריך להכיר. כל אלה נחוצים, אבל הם עונים בעיקר על שאלות טכניות. העובד החדש שואל את עצמו בשקט שאלה אחרת: האם יש לי מקום כאן. בשבועות הראשונים הוא לומד לא רק איך עובדים, אלא גם אם מותר לשאול, למי פונים כשמשהו לא ברור, והאם הקול שלו נחשב. ההנחות האלה נוטות להתקבע ולהשפיע על האופן שבו יפעל בהמשך. לכן אנחנו ב-LARE מציעים להסתכל על קליטת עובדים לא כתהליך מנהלי, אלא כחוויית שייכות שמתוכננת לאורך 90 הימים הראשונים. במאמר נציע ארבעה עוגנים לתהליך כזה ומפת דרכים מעשית.
בסיס בטוח לעובד החדש
אנחנו ב-LARE קוראים לשכבה הראשונה של שייכות בסיס בטוח: נקודת עוגן יציבה שממנה אדם יכול לצאת, לנסות ולחזור אליה. מניסיוננו, אנשים יוזמים ומעזים יותר כשיש סביבם תנאים של אמון, יציבות, בהירות ותמיכה, והתקופה שבה זה נבחן יותר מכול היא דווקא התקופה הראשונה בתפקיד.
עבור עובד חדש, בסיס בטוח נראה מוחשי מאוד. יש אדם שזמין לו ושהוא יודע שאפשר לפנות אליו. יש לוח זמנים צפוי לשבועות הראשונים, כך שהוא לא נאלץ לנחש מה מחכה לו מחר. יש כתובת ברורה לשאלות קטנות, מהגישה למערכות ועד השאלה איך נהוג לכתוב מייל למנהלת הבכירה. ויש מסר עקבי שטעויות בתקופת הלמידה הן חלק מהתהליך. כשהדברים האלה קיימים, העובד יכול להשקיע את האנרגיה שלו בלמידה ולא בהתגוננות.
בהירות תפקיד מהיום הראשון
אחד הדברים השוחקים ביותר בתחילת הדרך הוא אי ודאות לגבי מה מצופה. עובד שלא יודע מה נחשב הצלחה בחודש הראשון עלול להתאמץ בכיוון הלא נכון, או להסס לפעול בכלל. בהירות תפקיד בקליטה כוללת כמה שכבות:
- מטרות לטווח קצר: מה מצופה להשיג אחרי 30, 60 ו-90 יום, בניסוח שאפשר לבדוק.
- תחומי אחריות וממשקים: על מה העובד אחראי, עם מי הוא עובד, ואיפה עובר הגבול בינו לבין תפקידים סמוכים.
- מנדט: אילו החלטות הוא יכול לקבל לבד, ועל מה צריך להתייעץ או לקבל אישור.
- התסריט הלא כתוב: הנורמות שלא מופיעות בשום נוהל, כמו קצב התגובה המצופה או הדרך המקובלת להעלות מחלוקת.
החלק האחרון הוא לעיתים קרובות החשוב ביותר, ודווקא הוא נשאר בדרך כלל לניחוש. מנהל שמקדיש שיחה אחת להסביר ״איך דברים באמת עובדים כאן״ חוסך לעובד החדש חודשים של למידה בדרך הקשה.
כדאי גם לזכור שבהירות היא תהליך ולא מסמך. בשבועות הראשונים העובד מגלה דברים שלא נכתבו, והמנהל מגלה דברים על העובד שלא ידע. שיחת עדכון קצרה בכל שבועיים, שבה בודקים יחד מה התבהר ומה עדיין מעורפל, מונעת מאי הבנות קטנות להפוך לתחושת ניכור.
באדי: עוגן אנושי שאינו המנהל
המנהל הישיר הוא דמות מרכזית בקליטה, אבל הוא גם מי שמעריך את העובד. יש שאלות שקשה לשאול אותו, ויש דברים שרק עמית יכול להסביר. כאן נכנס הבאדי: עמית ותיק שמלווה את העובד החדש בתקופה הראשונה. כדי שהתפקיד הזה יעבוד, הוא צריך להיות מוגדר ולא רק מחווה נחמדה:
- לבחור באדי שיש לו זמן ורצון, ולא רק את מי שיושב בשולחן הסמוך.
- להגדיר מראש את היקף התפקיד, למשל פגישה קבועה בשבוע ונכונות לענות על שאלות קטנות.
- לתת לבאדי רשות להכיר לעובד החדש אנשים, מקומות וסיפורים מחוץ לצוות הישיר.
- להכיר בתרומה של הבאדי, כדי שהליווי לא ייתפס כעבודה נוספת שאיש לא רואה.
השפעה מוקדמת: להזמין את העובד החדש לשנות משהו
השפעה היא אחד מארבעת המרכיבים של תחושת קהילה שאנחנו עובדים איתם: התחושה שיש לי השפעה על הקבוצה, ושגם לקבוצה יש השפעה עליי. בקליטה, לרוב מתמקדים רק בכיוון השני, בהתאמת העובד לארגון. אנחנו מציעים לתכנן גם את הכיוון הראשון.
עובד חדש מגיע עם עיניים טריות. הוא רואה דברים שהוותיקים כבר הפסיקו לראות: תהליך מסורבל, מסמך לא מעודכן, הנחה שאיש לא בודק. שיחה מובנית בסוף החודש הראשון, שבה שואלים אותו מה הפתיע אותו ומה היה משנה, מסמנת לו שהקול שלו נחשב. ומשימה קטנה ומוגדרת שבה הוא יכול לשפר משהו בפועל הופכת אותו משותף מתבונן לשותף פעיל.
עובד חדש לא מרגיש שייך ביום שבו הוא מבין איך הכול עובד. הוא מרגיש שייך ביום שבו משהו כאן עובד קצת אחרת בזכותו.
מפת דרכים ל-90 הימים הראשונים
אין תבנית אחת שמתאימה לכל ארגון, אבל אפשר להתחיל משלד כזה ולהתאים אותו:
- לפני היום הראשון: הודעת פתיחה אישית מהמנהל, היכרות עם הבאדי ולוח זמנים לשבוע הראשון.
- השבוע הראשון: שיחת ציפיות עם המנהל, היכרות עם הממשקים המרכזיים ומשימה ראשונה קצרה שאפשר להשלים.
- החודש הראשון: פגישות קבועות עם הבאדי, שיחה על התסריט הלא כתוב ושיחת ״עיניים טריות״ בסוף החודש.
- ימים 30 עד 60: אחריות ראשונה על תחום מוגדר ומשימת שיפור קטנה שהעובד מוביל.
- ימים 60 עד 90: שיחת סיכום על מה שלמד, מה עדיין לא ברור ואיך הוא רוצה להשתתף בהמשך.
חשוב להגדיר גם מי אחראי על כל שלב. כשהקליטה ״שייכת לכולם״, היא נוטה ליפול בין HR, המנהל הישיר והצוות. חלוקה ברורה, למשל HR על התשתית והמעקב, המנהל על הציפיות והמשוב, והבאדי על הליווי היומיומי, הופכת את המפה לתהליך שבאמת קורה.
שאלות לבדיקה עצמית
האם עובד שהצטרף אלינו לפני שלושה חודשים יכול להסביר במשפט אחד מה מצופה ממנו? האם הוא יודע למי לפנות כשמשהו נתקע? האם מישהו שאל אותו מה היה משנה, והאם משהו קרה בעקבות התשובה?
קליטה כחלק מארכיטקטורת המעורבות
קליטת עובדים היא הרגע שבו הארגון מספר לאדם מי הוא, לא במצגת אלא בהתנהגות. כשהקליטה בנויה על בסיס בטוח, בהירות, ליווי אנושי והזדמנות להשפיע, היא הופכת לנקודת פתיחה של שייכות ולא רק של העסקה. ב-LARE אנחנו רואים בקליטה חלק מארכיטקטורת המעורבות הרחבה. ב-Master Plan, הליווי שלנו לאורך שנת פעילות מלאה, אנחנו בונים יחד עם צוותי HR והנהלה תהליכי קליטה שמחוברים לשגרה, לטקסים ולערוצי ההשפעה של הארגון. ואם הקליטה נתקעת בגלל הגדרות תפקיד לא ברורות, The Script Read יכולה להיות נקודת התחלה טובה. נשמח לשיחת היכרות.
אנחנו מתכננים תהליכים שמחזקים אמון, שייכות והשפעה הדדית, ומתרגמים אותם למנגנוני פעולה, מנהיגות ויוזמה בארגונים, ברשויות ובמוסדות חינוך.
