התנדבות עובדים עם אימפקט אמיתי, ולא רק יחסי ציבור
יום התנדבות יכול להיות תמונה יפה ללינקדאין או שינוי של ממש בקהילה ובצוות. כך בוחרים, מתכננים ומודדים התנדבות עובדים שיש בה אימפקט אמיתי.
האוטובוס יוצא בבוקר מהמשרד, העובדים מקבלים חולצות תואמות, ובעמותה המארחת מחכה להם קיר לצביעה. אחרי כמה שעות מצטלמים, מעלים פוסט, וחוזרים לעבודה. בעמותה מנקים אחר כך את הצבע מהרצפה, ותוהים אם בפעם הבאה אפשר יהיה לבקש משהו שבאמת נחוץ. מצב כזה לא נובע מכוונה רעה. הוא נובע מכך שהתנדבות העובדים תוכננה סביב מה שנוח לארגון, ולא סביב מה שהקהילה צריכה. כשזה קורה, גם העובדים מרגישים את זה, והציניות מחליפה את המשמעות. במאמר הזה נבחן איך בוחרים, מתכננים ומודדים התנדבות עובדים כך שתהיה בה עשייה אמיתית, גם כשהיא חלק מאסטרטגיית ESG של הארגון.
מתי התנדבות הופכת ליחסי ציבור
הקו בין התנדבות משמעותית לבין פעולת יחסי ציבור לא תמיד חד, אבל יש כמה סימנים שכדאי לשים לב אליהם:
- הפעילות נבחרה לפי מה שנוח לצלם או לארגן, ולא לפי צורך שהשותף בקהילה הגדיר.
- הארגון המארח לא היה שותף לתכנון, אלא קיבל הודעה על תאריך ומספר משתתפים.
- מדובר באירוע חד־פעמי, בלי קשר לפני או אחרי.
- העובדים מגיעים כמשתתפים פסיביים, בלי מקום לבחור, להציע או להוביל.
- המדידה מסתכמת במספר המשתתפים ובמספר השעות.
אף אחד מהסימנים האלה לא הופך את הפעילות לחסרת ערך. אבל כשרבים מהם מופיעים יחד, כדאי לעצור ולשאול את מי הפעילות באמת משרתת. עובדים מזהים מהר מאוד את ההבדל בין עשייה שנועדה לקהילה לבין עשייה שנועדה לדוח, וההבדל הזה משפיע על האמון שלהם בארגון.
לבחור נכון: להתחיל מהצורך של הקהילה
השאלה הראשונה איננה מה העובדים שלנו יכולים לעשות ביום אחד, אלא מה הקהילה צריכה, ואיך אנחנו יכולים לתרום לזה. כדי לענות עליה, צריך שיחה אמיתית עם שותף בקהילה: עמותה, רשות, בית ספר או קבוצת תושבים. כמה שאלות שיכולות לכוון את הבחירה:
- מה השותף מגדיר כצורך, ומה כבר נעשה כדי לענות עליו?
- איזו תרומה תשאיר משהו מוחשי ושימושי גם אחרי שהעובדים יחזרו למשרד?
- אילו כישורים יש בצוות שיכולים להועיל באמת?
- איך שומרים על כבודם של מי שנהנים מהעשייה, כך שלא יהפכו לרקע לתמונה?
- האם יש אפשרות להמשך, ולא רק ליום אחד?
כדאי גם להיזהר מהבטחות גדולות מדי. עדיף להתחייב לתרומה צנועה שאפשר לעמוד בה, מאשר להציג לשותף תוכנית שאפתנית שתתפוגג אחרי הרבעון הבא. שותפים בקהילה פוגשים לא מעט ארגונים שמגיעים פעם אחת ונעלמים, ואמינות נבנית דווקא מעקביות.
לתכנן: מאירוע חד־פעמי לשותפות
התנדבות עם אימפקט היא בדרך כלל לא יום בודד, אלא קשר שנבנה לאורך זמן. גם כשמתחילים מיום אחד, אפשר לתכנן אותו כך שיפתח דלת להמשך. כמה עקרונות לתכנון:
לשתף את העובדים בבחירה. בגישה של LARE, השפעה היא אחד מארבעת המרכיבים של תחושת קהילה, ואנשים מתחייבים למה שהם השפיעו עליו. אנחנו מתרגמים את זה לצוות היגוי קטן של עובדים, שבוחר יחד עם השותף בקהילה את הכיוון ומוביל את ההכנות. להכין את הקרקע. מפגש קצר לפני העשייה, שבו העובדים פוגשים את השותף ומבינים את ההקשר, משנה את האופן שבו הם מגיעים. לסגור מעגל. שיחת סיכום אחרי העשייה, שבה מדברים על מה נעשה, מה הרגישו ומה אפשר לעשות בהמשך, הופכת חוויה לתובנה. לקבוע את הצעד הבא מראש. כבר בשלב התכנון כדאי להחליט מתי ואיך ממשיכים, כדי שההמשך לא יהיה תלוי ברצון הטוב של מי שיזכור להרים טלפון.
עשייה בידיים: למה זה משנה
יש הבדל בין תרומה כספית, שחשובה כשלעצמה, לבין עשייה משותפת שבה הצוות בונה, מתקן או יוצר משהו בעצמו. עשייה בידיים מחברת בין אנשים בדרך שקשה לייצר בחדר ישיבות. היא דורשת תיאום, חלוקת תפקידים ופתרון בעיות בזמן אמת, והתוצר שלה נשאר בקהילה. מרכיב נוסף של תחושת קהילה, שאנחנו קוראים לו קשר רגשי משותף, נבנה בדיוק ברגעים כאלה: מניסיוננו, עשייה עם תוצר מוחשי יוצרת חוויה משותפת שהצוות חוזר אליה ומספר עליה גם חודשים אחר כך.
על העיקרון הזה בנינו את The Gear Shift, סדנת Fix & Give של LARE. זו סדנת Hands-on שבה הצוות משפץ אופניים עבור הקהילה. האופניים משמשים מטאפורה למכניקה הצוותית: כדי שהם יזוזו, כל חלק צריך לעבוד יחד עם האחרים. הסדנה מחזקת יוזמה, חשיבה יצירתית ושייכות, ומתחברת באופן טבעי לערכי האימפקט וה-ESG של הארגון. וכמו בכל פעילות אחרת, גם כאן חשוב לתאם עם שותף בקהילה למי האופניים מיועדים ואיך יגיעו ליעדם, כדי שהתרומה תענה על צורך אמיתי.
התנדבות עובדים נמדדת לא בתמונה שעלתה לרשת, אלא במה שנשאר בקהילה ובצוות אחרי שהתמונה נשכחה.
למדוד בלי לייפות
מדידה כנה של התנדבות עובדים מסתכלת על שלושה צירים, ולא רק על מספר השעות:
- הערך לקהילה: מה נמסר בפועל, האם הוא בשימוש, ומה השותף בקהילה אומר על התרומה. השאלה הזו נשאלת את השותף, ולא מנוסחת בשמו.
- הערך לצוות: האם נוצרו קשרים חדשים בין עובדים, האם עלו רעיונות ויוזמות בעקבות העשייה, והאם עובדים מבקשים להמשיך.
- ההמשכיות והלמידה: האם הקשר עם השותף נמשך, והאם הפעילות הבאה תוכננה מתוך מה שלמדו מהקודמת.
כלים פשוטים מספיקים כאן: שיחה קצרה עם השותף כמה שבועות אחרי, שאלון קצר לעובדים לפני העשייה ואחריה, ותיעוד של יוזמות שעלו מתוך הצוות בעקבותיה.
וכשמדווחים, למשל בדוח ESG, כדאי לתאר במדויק מה נעשה ולמי, בלי לייחס לפעילות תוצאות רחבות שלא נבדקו. דיווח צנוע ומדויק בונה אמינות לאורך זמן, הן מול העובדים והן מול הקהילה. וגם כשהממצאים צנועים, או כשמתברר שמשהו לא עבד, זו למידה חשובה. היא מאפשרת לתכנן את הפעם הבאה טוב יותר, ומראה לשותפים שהארגון מתייחס לעשייה ברצינות.
שאלות לבדיקה עצמית
מי בחר את פעילות ההתנדבות האחרונה שלכם, ולפי מה? האם השותף בקהילה היה מזמין אתכם שוב? האם העובדים זוכרים מה עשו, או רק איפה הצטלמו?
The Gear Shift: לשפץ, לתת ולפעול יחד
אם אתם מחפשים פעילות שמחברת בין עשייה קהילתית אמיתית לבין חיזוק הצוות, The Gear Shift יכולה להיות נקודת התחלה טובה. ארגונים שרוצים להפוך את ההתנדבות למהלך רחב ומתמשך, עם שותפויות קהילתיות לאורך השנה ומדידה סדורה, יכולים לבנות אותו איתנו במסגרת Master Plan. נשמח לחשוב איתכם איך העשייה הבאה של הצוות שלכם תשאיר סימן אמיתי.
אנחנו מתכננים תהליכים שמחזקים אמון, שייכות והשפעה הדדית, ומתרגמים אותם למנגנוני פעולה, מנהיגות ויוזמה בארגונים, ברשויות ובמוסדות חינוך.
