השפעה ומחויבות: למה אנשים מתחייבים למה שהם באמת משפיעים עליו
שיתוף לראווה מייצר ציניות, השפעה אמיתית מייצרת מחויבות. איך מתכננים ערוצי השתתפות, תפקידים ותהליכי החלטה שבהם לקול של אנשים יש משקל ממשי.
כל מי שניהל תהליך שיתוף ציבור, סקר עובדים או מפגש הורים מכיר את הרגע הזה: ההתלהבות של ההתחלה, הרבה רעיונות על הלוח, ואז שקט. כמה חודשים אחר כך, כשמזמינים שוב, מגיעים פחות אנשים, וחלקם כבר אומרים בגלוי "בשביל מה, הרי הכול נקבע מראש". הבעיה ברוב המקרים איננה אדישות. היא נובעת מהפער בין ההזמנה להשתתף לבין היכולת להשפיע בפועל. במאמר הזה נעסוק בקשר שבין השפעה ומחויבות, נבחין בין שיתוף לראווה לבין השפעה אמיתית, ונציע דרכים מעשיות לתכנן מעורבות שאנשים ירצו להישאר בה.
למה אנשים מתחייבים למה שהם יכולים להשפיע עליו
יש היגיון פשוט מאחורי הקשר בין השפעה למחויבות. כשאדם השתתף בעיצוב של משהו, הוא רואה בו חלק מעצמו. ההחלטה איננה עוד הוראה שירדה מלמעלה, אלא תוצאה שהוא שותף לה, ולכן גם אחראי לה. ולהפך: כשאנשים מתבקשים לבצע החלטות שלא הייתה להם בהן שום נגיעה, הם יכולים להיות צייתנים ויעילים, אבל קשה לצפות מהם ליוזמה, לאכפתיות או להתמדה כשמגיעים קשיים.
ההיגיון הזה עומד גם בבסיס הגישה של LARE. אנחנו מבחינים בארבעה מרכיבים של תחושת קהילה, השתייכות, השפעה, מענה לצרכים וקשר רגשי משותף, וההשפעה היא המרכיב שאנחנו חוזרים אליו שוב ושוב. מניסיוננו, היא פועלת בשני כיוונים: חברי הקהילה רוצים להרגיש שיש להם השפעה על מה שקורה בה, והקהילה מצידה משפיעה על חבריה, על הנורמות ועל דרכי הפעולה שלהם. קהילה בריאה מחזיקה את שני הכיוונים יחד, ואנחנו מתרגמים את ההבנה הזו לתכנון של מנגנונים בשטח.
שיתוף לראווה מול השפעה אמיתית
לא כל תהליך שמכונה "שיתוף" מעניק השפעה. לפעמים הוא נועד בעיקר לייצר תחושה של הקשבה, או לסמן וי על דרישה פורמלית. אנשים מזהים את זה מהר, והמחיר הוא ציניות שקשה מאוד לתקן. כמה סימנים שעוזרים להבחין בין השניים:
- תזמון: בשיתוף לראווה מתייעצים אחרי שההחלטה כבר התקבלה. בהשפעה אמיתית מתייעצים כשעוד אפשר לשנות.
- בהירות: בשיתוף לראווה לא ברור על מה אפשר להשפיע. בהשפעה אמיתית מגדירים מראש מה פתוח לשינוי ומה לא.
- משוב: בשיתוף לראווה ההצעות נעלמות. בהשפעה אמיתית חוזרים לאנשים ומסבירים מה אומץ, מה לא, ולמה.
- מי בחדר: בשיתוף לראווה שומעים בעיקר את הקולות המוכרים. בהשפעה אמיתית מתאמצים להגיע גם למי שבדרך כלל לא משתתפים.
- המשכיות: בשיתוף לראווה יש אירוע חד־פעמי. בהשפעה אמיתית יש מנגנון שממשיך לפעול לאורך זמן.
חשוב להדגיש: השפעה אמיתית לא אומרת שכל אחד מחליט על הכול. גם בהנהלה הכי משתפת יש החלטות שנשארות בידי מעטים. הכנות לגבי הגבולות האלה היא בעצמה חלק מבניית האמון.
עדיף להציע לאנשים השפעה קטנה ואמיתית מאשר הבטחה גדולה שלא מתממשת.
לתכנן השפעה: ערוצים, תפקידים ותהליכי החלטה
השפעה איננה תוצאה של מצב רוח טוב בהנהלה. היא תוצאה של תכנון. אנחנו בוחנים אותה דרך שלושה רכיבים מרכזיים.
ערוצי השתתפות
ערוץ השתתפות הוא דרך מוגדרת וקבועה שבה אנשים יכולים להעלות רעיונות, צרכים והתנגדויות. ערוצים טובים מגוונים: לא כולם מרגישים בנוח לדבר מול קהל, ולא כולם פנויים לפגישות ערב. שילוב של מפגשים פתוחים, צוותי עבודה קטנים, שיחות אישיות וכלים דיגיטליים מאפשר לקולות שונים להגיע לשולחן. השאלה המרכזית היא לא כמה ערוצים יש, אלא האם יש להם חיבור ברור למקום שבו מתקבלות ההחלטות.
חלוקת תפקידים
מחויבות נבנית כשלאנשים יש תפקיד, לא רק הזמנה. "מי שרוצה מוזמן לעזור" מושך בדרך כלל את אותם מתנדבים קבועים. לעומת זאת, תפקיד מוגדר, עם תחום אחריות, סמכות מסוימת וזמן מוגבל, מאפשר לאנשים חדשים להיכנס בלי להרגיש שהם מתחייבים לכל החיים. בבית ספר זה יכול להיות הורה שאחראי על קשר עם שותף בקהילה. בארגון, עובדת שמובילה צוות שיפור של תהליך מסוים.
תהליכי קבלת החלטות
כאן נמצא לב העניין. כדאי להגדיר מראש לכל נושא באיזו רמת שותפות הוא נמצא: האם ההנהלה מחליטה ומעדכנת, מחליטה אחרי התייעצות, מחליטה יחד עם הנציגים, או מאצילה את ההחלטה לצוות או לקהילה עצמם. ההגדרה הזאת מונעת אכזבות, כי אנשים יודעים מראש לקראת מה הם נכנסים, והיא מאפשרת להרחיב את מרחב ההשפעה בהדרגה, ככל שהאמון גדל.
הכיוון השני: כשהקהילה משפיעה על חבריה
קל לחשוב על השפעה רק כזכות של הפרט להשמיע את קולו. אבל כפי שראינו, ההשפעה הולכת גם בכיוון ההפוך. קהילה שבה לאנשים יש השפעה היא גם קהילה שיכולה לצפות מהם לדברים: לעמוד בהתחייבויות, לכבד הסכמות ולקחת חלק בעבודה עצמה ולא רק בדיון עליה.
בפועל, זה אומר שכדאי לתכנן יחד עם מנגנוני ההשפעה גם מנגנוני אחריות: הסכמות מפורשות על דרכי עבודה, נורמות של הגעה ושל מעקב, ומקום שבו אפשר לומר בכבוד "סיכמנו משהו, ולא עמדנו בו". כשהאחריות הזאת נשענת על ההשפעה, היא לא מורגשת כפיקוח מלמעלה, אלא כחלק טבעי מהשותפות.
צעדים ראשונים ושאלות לבדיקה
אם אתם רוצים לבדוק את מצב ההשפעה בארגון, ברשות או בבית הספר שלכם, הנה נקודת פתיחה:
- בחרו נושא אחד שבאמת פתוח לשינוי, והזמינו אליו את האנשים שמושפעים ממנו.
- הגדירו במפורש מה יעשה עם ההצעות, מי יחליט ומתי תינתן תשובה.
- תנו תפקיד לפחות לאדם אחד שעוד לא היה מעורב, עם תחום אחריות ברור.
- סגרו את המעגל בפומבי: הראו מה השתנה בזכות ההשתתפות, גם אם השינוי קטן.
ובמקביל, כדאי לשאול בצוות המוביל: מתי בפעם האחרונה החלטה שלנו השתנתה בזכות קולם של עובדים, תושבים או הורים? האם אנשים יודעים על מה הם יכולים להשפיע ועל מה לא? ומי הם הקולות שכמעט אף פעם לא מגיעים אלינו?
מהשתתפות לשגרירות
כשההשפעה אמיתית, משהו משתנה ביחסים. אנשים מפסיקים לחכות שמישהו אחר יפתור את הבעיה ומתחילים לראות את עצמם כחלק מהפתרון. זה המעבר שאנחנו שואפים אליו: מצרכנים של החלטות לשותפים, ומשותפים לשגרירים יוזמים.
תכנון כזה דורש זמן ועקביות, ולכן הוא נמצא בלב Master Plan, הליווי האסטרטגי והתפעולי שלנו לאורך שנת פעילות מלאה, שבו אנחנו מתכננים יחד איתכם ערוצי השתתפות, תפקידים ותהליכי החלטה בכל זירות המעורבות. ואם השאלה הראשונה היא מי מחליט על מה, The Script Read יכולה לעזור לדייק את התפקידים ואת גבולות ההחלטה בדרג המוביל. נשמח לשוחח ולבדוק מאיפה נכון להתחיל אצלכם.
אנחנו מתכננים תהליכים שמחזקים אמון, שייכות והשפעה הדדית, ומתרגמים אותם למנגנוני פעולה, מנהיגות ויוזמה בארגונים, ברשויות ובמוסדות חינוך.
