התנדבות תושבים ברשות: ממאגר מתנדבים לקהילה מובילה
רשימת מתנדבים היא לא קהילה. איך רשות מקומית הופכת מאגר שמחכה לטלפון לקהילה מובילה, עם תפקידים ברורים, בעלות אמיתית והוקרה שמחזיקה.
כמעט בכל רשות מקומית יש רשימה. לפעמים היא נולדה בשעת חירום, לפעמים סביב אירוע גדול, ולפעמים מטופס הרשמה שמישהו פתח באתר. שמות, מספרי טלפון ותחומי עניין. ואז מגיע הרגע שבו צריך מתנדבים, מתחילים להתקשר, ומגלים שרבים כבר לא זוכרים שנרשמו, אחרים עברו דירה, ומי שבאמת מגיעים הם אותם מעטים שמגיעים תמיד. הפער בין רשימה לבין קהילה של מתנדבים הוא לא עניין של מזל או של אופי התושבים. הוא עניין של תכנון. במאמר הזה נבחן איך רשות יכולה לעבור ממאגר שמחכה לטלפון לקהילה מתנדבת שמובילה בעצמה, ואילו החלטות מעשיות עומדות בדרך. כי התנדבות תושבים שנבנית נכון היא לא רק כוח עזר לרשות, אלא אחת הדרכים העמוקות ביותר לבנות שייכות בעיר.
ההבדל בין מאגר לבין קהילה
מאגר מתנדבים הוא כלי חד־כיווני. הרשות מגדירה צורך, פונה לרשימה ומבקשת ידיים. המתנדבים מגיעים, מבצעים משימה שתוכננה בלעדיהם וחוזרים הביתה. כשהמשימה נגמרת, נגמר גם הקשר.
קהילה של מתנדבים פועלת אחרת. יש בה קשרים בין המתנדבים עצמם, ולא רק בינם לבין הרכזת ברשות. יש בה זהות משותפת, תחושה של "אנחנו". ויש בה מקום להשפיע: על מה עושים, איך עושים ומה עושים בפעם הבאה. במאגר, הרשות היא המרכז. בקהילה, הרשות היא תשתית שמאפשרת לאחרים להוביל.
למה מתנדבים נעלמים
לפני שבונים, כדאי להבין מה גורם לאנשים להתרחק. הסיבות חוזרות על עצמן לא פעם:
- שקט ארוך בין פנייה לפנייה: מי שנרשם ולא שמע דבר במשך חודשים, מבין שלא באמת צריכים אותו.
- משימות בלי הקשר: לחלק חבילות, לסדר כיסאות, להעביר ציוד. כשלא ברור למה זה חשוב ולמי זה עוזר, קשה להתמיד.
- אין מקום לקול: המתנדבים מבצעים, אבל אף אחד לא שואל אותם מה הם רואים בשטח ומה היה אפשר לעשות אחרת.
- שחיקה של הגרעין: מעט אנשים נושאים את רוב העומס, בלי גב ובלי הפסקה, עד שהם מתעייפים.
- בירוקרטיה מרתיעה: טפסים, אישורים ותיאומים שהופכים כל יוזמה קטנה למבצע.
המשותף לכל הסיבות האלה הוא שאף אחת מהן לא קשורה למוטיבציה של התושבים. אנשים נרשמים כי הם רוצים לתרום. הם מתרחקים כשהמבנה לא מאפשר להם לעשות את זה בדרך שמרגישה להם משמעותית. זו בשורה טובה, כי מבנה אפשר לשנות.
מסלול תפקידים: מהשתתפות ראשונה להובלה
אחד הכלים החשובים ביותר הוא מסלול ברור, שמאפשר לכל תושב להיכנס ברמת המחויבות שמתאימה לו ולהתקדם אם ירצה. מסלול כזה יכול להיראות בערך כך:
משתתפים מזדמנים
תושבים שמגיעים לפעילות אחת, בלי התחייבות להמשך. זו נקודת הכניסה, וחשוב שתהיה פשוטה, נגישה וחמה.
מתנדבים קבועים
מי שבחרו לקחת חלק בתחום מסוים לאורך זמן. הם צריכים לדעת מה מצופה מהם, כמה זמן זה דורש ולמי פונים כשמשהו לא מסתדר.
מובילי משימה ומובילי תחום
מתנדבים שמובילים צוות קטן או תחום שלם: גינה קהילתית, פעילות לוותיקים, ליווי משפחות חדשות. כאן נדרשים כלים, הכשרה וערוץ ישיר לאנשי המקצוע ברשות. כדאי גם להגדיר מראש לכמה זמן התפקיד, כדי שמובילים יוכלו לסיים בכבוד ולהעביר את המושכות, במקום להישחק עד שהם נעלמים.
הבהירות הזו היא לא עניין טכני. אנחנו רואים בה חלק ממה שאנחנו קוראים לו בסיס בטוח, התנאי שמאפשר יוזמה: כשאדם יודע מה תפקידו, על מי הוא יכול להישען ומה יקרה אם ייתקל בקושי, קל לו יותר לקחת אחריות.
בעלות: לתת למתנדבים להחליט
מבין ארבעת המרכיבים של תחושת קהילה שאנחנו ב-LARE עובדים איתם, השפעה היא המרכיב שהכי קל להזניח בהתנדבות: התחושה שיש לי משקל במה שקורה בקהילה, ולא רק זוג ידיים. אנחנו מתרגמים את זה לשאלה פשוטה: מה המתנדבים מחליטים בעצמם?
בעלות יכולה להתחיל בצעדים קטנים. צוות מתנדבים שמגדיר בעצמו את יעדי הרבעון. מובילת תחום שמקבלת משאב, גם צנוע, ומחליטה עם הצוות שלה איך להשתמש בו. מפגש סיכום שבו המתנדבים, ולא רק אנשי הרשות, מציגים מה למדו ומה הם מציעים לשנות. כשזה קורה, גם תפקידו של איש המקצוע משתנה: מרכז שמחלק משימות הוא הופך למאפשר, למי שמסיר חסמים ומחבר בין אנשים ומשאבים.
חשוב להיות כנים לגבי הגבולות. לא כל החלטה יכולה לעבור למתנדבים, ויש תחומים שבהם הרשות אחראית על פי חוק או על פי נוהל. דווקא משום כך כדאי לומר מראש מה פתוח להחלטת המתנדבים ומה לא. בהירות כזו מונעת אכזבה ומחזקת את האמון.
מתנדב שמתקשרים אליו רק כשצריך ידיים יישאר ברשימה. מתנדב ששואלים אותו מה הוא רוצה לבנות יהפוך לשותף.
הוקרה שלא מסתכמת בתעודה
ערב הוקרה שנתי הוא מחווה יפה, אבל לבדו הוא לא מספיק. הוקרה משמעותית מורגשת לאורך כל השנה, ויש לה כמה פנים:
- הכרה אישית: תודה ספציפית על מה שאדם עשה, ולא תודה כללית לכולם.
- נראות: לספר לקהילה הרחבה על היוזמות ועל מי שמוביל אותן.
- התפתחות: הכשרות, מפגשי למידה והזדמנות לקחת תפקיד חדש.
- הקשבה: לשאול מתנדבים איך הם חווים את העשייה, ולהקשיב כדי להבין, גם כשהתשובה לא נוחה.
- מפגש בין המתנדבים: הזדמנויות להכיר זה את זה, שיוצרות קשר רגשי משותף בין המתנדבים ולא רק בינם לבין הרכזת.
שאלות לבדיקה עצמית וצעדים ראשונים
לפני שמתחילים, כדאי לשבת עם הצוות ברשות ולשאול: מתי פנינו בפעם האחרונה לכל מי שברשימה? האם יש לנו תיאור תפקיד ברור לכל סוג של התנדבות? אילו החלטות המתנדבים מקבלים היום בעצמם? מי אצלנו נושא את רוב העומס, ומה התמיכה שהוא מקבל?
ומשם, שלושה צעדים ראשונים: ליצור קשר מחודש עם הרשימה הקיימת ולשאול אנשים מה מעניין אותם עכשיו; להגדיר מסלול תפקידים פשוט לתחום אחד, ולא לכל הרשות בבת אחת; ולזמן מפגש ראשון של המתנדבים המובילים, שבו הם שותפים לתכנון ולא רק מקבלים עדכון.
איך LARE מלווה רשויות בבניית קהילת מתנדבים
ב-Master Plan אנחנו מלווים רשויות מקומיות ומחלקות קהילה לאורך שנת פעילות מלאה: מאבחון של דפוסי ההתנדבות והמעורבות, דרך תכנון מסלולי תפקידים ומנגנוני שותפות, ועד הטמעה ומעקב לאורך זמן. כשנדרש דיוק בחלוקת התפקידים בין אנשי המקצוע ברשות לבין המובילים בשטח, The Script Read יכולה לעזור לזהות היכן התסריט לא ברור. אם אתם רוצים להפוך את רשימת המתנדבים שלכם לקהילה שמובילה, נשמח לשבת יחד.
אנחנו מתכננים תהליכים שמחזקים אמון, שייכות והשפעה הדדית, ומתרגמים אותם למנגנוני פעולה, מנהיגות ויוזמה בארגונים, ברשויות ובמוסדות חינוך.
